Voorbereiding en implementatie van Business Process Outsourcing  

Een sterker wordende trend in de markt is het uitbesteden van (delen van) de Financiële Functie aan een derden. Met name de early adopters van het Shared Services-denken hebben de eerste stappen richting het outsourcen van de Financiële Functie reeds gemaakt. Maar ook andere (multi)nationals overwegen de mogelijkheid van Finance & Accouting outsourcing.

Bij het opstarten van een Business Process Outsourcing-traject geldt het motto ‘bezint eer gij begint’.

Het traject voorafgaand aan de daadwerkelijke transitie naar een Outsourcing Service Provider is cruciaal. Denk hierbij aan:

• Het bepalen van de strategische doelstellingen ten aanzien van BPO en de daadwerkelijke keuze om over te gaan tot outsourcing;
• Het bepalen van de scope van de te outsourcen bedrijfsactiviteiten, de bedrijfsactiviteiten die ‘in-house’ blijven en de gewenste service levels;
• Het selectieproces van een Outsourcing Service Provider die het beste bij uw organisatie past;
• Het onderhandelingsproces met de uiteindelijk geselecteerde Outsourcing Service Provider.

Op het moment dat het daadwerkelijke contract met de Outsourcing Service Provider is gesloten start de transitiefase. Dat wil zeggen het overbrengen van de te outsourcen bedrijfsactiviteiten en het inrichten van de achterblijvende organisatie.

Als u het avontuur van outsourcing aangaat moet u een groot aantal beslissingen nemen en activiteiten uitvoeren. Onze business consultants hebben jarenlange ervaring in het ontwerp en implementatie van (inter)nationale shared services en het begeleiden van Business Process Outsourcing voor (inter)nationale organisaties.

Onze onafhankelijke en ervaren Business consultants kunnen u adviseren en ondersteunen bij het uitvoeren van de volgende activiteiten:

Sourcing-strategie – Hoe bepaal ik of Business Process Outsourcing zinvol is voor mijn organisaties? Welke alternatieve oplossingen zijn er mogelijk (in house, nearshore/offshore, global vendor)? Welk tijdsbestek is realistisch? ConQuaestor consultants faciliteren uw denk- en beslisproces om een nieuwe sourcing strategie  te bepalen.

Business Case  - Vanuit de organisatiestructuur, klanten, producten en leveranciers wordt vastgesteld of het concept aansluit. Daarna wordt de strategische en financiële business case uitgewerkt.  Vervolgens kunnen we een highlevel operationeel model ontwerpen.

Selecteren van de service provider die bij u past –  Wanneer ben ik tevreden met de service provider? Welke providers kunnen aan mijn wensen voldoen, hoe werken deze providers en wat mag ik van hen verwachten?  Om deze vragen te beantwoorden zullen ConQuaestor collega’s u begeleiden in de selectie middels het opstellen van een short list van service providers, het organiseren van site visits bij de service providers en een providers-assessment.

Inrichting  –  Tijdens deze fase ondersteunen ConQuaestor-Consultants u bij het inrichten van de veranderde financiële functie in uw organisatie. Tevens zal aandacht worden besteed aan het inrichten van end-to-end processen om de kwalitatieve en kwantitatieve resultaten te optimaliseren. Onze focus ligt hierbij vooral op de in uw organisatie achterblijvende processen.

Transitie en implementatie –  Tijdens de transitie- en implementatiefase wordt ondersteuning geboden bij de “knowledge transfer” en het projectmanagement van de transitie. Tevens zal aandacht worden besteed aan het inrichten van end-to-end processen om de kwalitatieve en kwantitatieve resultaten te optimaliseren. Onze focus ligt hierbij vooral op de in uw organisatie achterblijvende (de zogenaamde ‘retained organisation’) , richten en inrichten.

Postimplementatie – Na de transitie en implementatie van het BPO-contract, volgt een fase waarin u dient te leren werken in de nieuwe organisatie. Ook in deze fase kunnen wij u bijstaan met het optimaliseren van de interactie tussen uw service provider en u. Tevens kunnen wij u coachen op het gebied van managen van Service Level Agreements behorende bij een BPO-contract.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ConQuaestor via 0800 783 7833 of per e-mail info@conquaestor.nl.